PRIVACYVERKLARING

Bij DamesFit gaan we zorgvuldig om met jouw privacy gevoelige informatie. Hieronder kun je lezen hoe onze privacy policy precies in elkaar steekt.

Damesfit hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring zetten wij op heldere en transparante wijze uiteen hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om de privacy van onze klanten, medewerkers en andere relaties te waarborgen

.

DamesFit, gevestigd aan De Oude Veiling 20A, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

CONTACTGEGEVENS

DamesFit

De Oude Veiling 20A ,

1689 AA ZWAAG  

www.damesfit.nl  

info@damesfit.nl
T. 06-81241677

Mw. M.E. Blank is de Functionaris Gegevensbescherming van DamesFit, zij is te bereiken via trix@damesfit.nl.

 

PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN VAN DE KLANTEN VAN DAMESFIT

DamesFit verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam

  • Geslacht

  • Geboortedatum

  • Adresgegevens

  • Gegevens over gezondheid

  • Telefoonnummer

  • E-mailadres

  • Bankrekeningnummer en tenaamstelling

  • Nationaliteit

 

VAN ONZE TRAINSTERS / MEDEWERKSTERS

DamesFit vraagt aan haar medewerkers de volgende persoonsgegevens welke gebruikt worden voor de HR-administratie incl. arbeidsovereenkomst,  Salarisadministratie, ARBO, Verzekeringen:

●              Naamgegevens: voorna(a)m(en) / roepnaam / tussenvoegsel / achternaam

●              Adresgegevens: adres, postcode, plaats, land

●              Geslacht

●              Geboortedatum en geboorteplaats (+ geboorteland)

●              BSN-nummer

●              Telefoonnummer(s)

●              E-mailadres

●              Bankrekeninggegevens en tenaamstelling

●              Nationaliteit

●              Salarisgegevens

●              Kopie identiteitsbewijs waarop foto zichtbaar is (zonder voorlegger gekopieerd)

●              Foto (op de website)

●              Opleiding (kopie diploma i.v.m. voldoen aan wettelijke eisen hiervoor)

 

MET WELK DOEL EN OP BASIS VAN WELKE GRONDSLAG WIJ  PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN

DamesFit verwerkt de persoonsgegevens van de klanten voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van de lidmaatschap en betaling 

  • Optimaal aanbieden van onze dienstverlening

  • Verzenden van onze nieuwsbrief 

  • De klant te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren

 

MINDERJARIGEN

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. De minimum leeftijd om deel te nemen aan ons programma is 16 jaar. 

 

SOFTWARE/ICT

DamesFit gebruikt de volgende computerprogramma's of -systemen waar persoonsgegevens in worden verwerkt:

  1. Comped software; 

 

Het klant registratiesysteem, genaamd Quickaccent, waarin de NAW en betaalgegevens van de klanten, vingerscan en foto bewaard wordt. Dit volgens de nieuwe privacy richtlijnen.

WAT DOET DE SOFTWARE MET DE GESCANDE VINGERSCANS

De privacy blijft uitstekend gewaarborgd in dit systeem. Het systeem maakt namelijk gebruik van codes die gegenereerd worden op basis van vingerkenmerken. Plaatjes van vingerafdrukken worden niet opgeslagen. De scanner scant de vingerafdruk en dit plaatje wordt door de software omgevormd tot een template. Deze template is de uitkomst van een algoritme. Een template bestaat uit de knooppunten van uw ‘vingerlijntjes’ en de richting hiervan. Deze knooppunten worden in een unieke code versleuteld en  opgeslagen in onze database. Zelfs al zou de code gekraakt worden dan nog moet men het algoritme kraken. En zelfs al zou het algoritme gekraakt worden dan nog is het onmogelijk om van de opgeslagen uitkomst een originele afdruk te maken. Het is dus onmogelijk om van een opgeslagen template een vingerafdruk te reconstrueren dat men daarna kan vergelijken met een andere getroffen database of aangetroffen plaatje.

·      Als de vingerscanner de vinger scant en er wordt geen match gevonden met de templates in de database dan wordt deze onzuivere template tijdelijk bewaard en is niet gekoppeld aan een persoon. Binnen 24 uur wordt de onzuivere template gewist.

 

HOE WORDEN DE VINGERSCANS GEKOPPELD AAN KLANTGEGEVENS

Van de template wordt d.m.v. een algoritme een lange unieke code gemaakt. Deze code koppelt Quickaccent met de klantgegevens. Dit zelfde algoritme vergelijkt bij binnenkomst de gescande vingerscan met alle codes in de database.

Aan de vingerscan is een foto van de klant gekoppeld. Zo wordt fraude voorkomen en kan klant door de trainster herkend worden aan haar foto en persoonlijk aangesproken en begeleid worden tijdens de training. De beveiliging wordt gewaarborgd middels inlogcodes, de privacy gevoelig informatie is niet zichtbaar voor klanten.

 

  1. Exact: De boekhouding wordt verricht in Exact, een online systeem. De bankafschriften worden ingelezen en de abonnement betalingen van de klanten worden verwerkt in Exact.

 

WEBSITE: DAMESFIT

De website maker WIX maakt o.a. gebruik van cookies. De gegevens worden verstuurd via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk. De communicatie met de website is versleuteld en daarmee veilig.

 

GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

DamesFit neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van DamesFit) tussen zit. 

 

BEWAARTERMIJNEN

DamesFit bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

  1. Gegevens klanten:

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de klantdossiers: 1 jaar nadat de klant zich heeft afgemeld als lid wordt het gehele klantdossier vernietigd. 

  2. Gegevens medewerkers:

Fiscale gegevens: voor de belastingdienst moeten we de loonbelastingverklaring en de kopie van het identiteitsbewijs 5 jaar bewaren. Overige gegevens worden na 2 jaar vernietigd.

 

DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS MET DERDEN

DamesFit verkoopt uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. DamesFit blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

 

GEGEVENS INZIEN, AANPASSEN OF VERWIJDEREN

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door DamesFit en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. 

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@damesfit.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

 

KLACHTEN

 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van persoonsgegevens, dan vragen we om in eerste instantie hierover met ons contact op te nemen.

DamesFit wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

 

HOE WIJ PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGEN

  • DamesFit neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. 

  • De klantdossiers zitten in ordners opgeborgen in afgesloten kasten in een afgesloten pand.

  • Beveiliging van persoonsgegevens op PC’s en laptops: algemeen wachtwoord voor klant/registratiesysteem (quickaccent), betaalgegevens zijn afgeschermd met een extra wachtwoord (alleen inzichtelijk voor de financiële administratie)

  • Alle medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Bij het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst geven ze aan dat ze hiervan op de hoogte zijn. Alle bij DamesFit werkende trainsters tekenen een geheimhoudingsverklaring/medewerkersverklaring AVG.

  • Alle medewerkers zijn op de hoogte van ons Privacybeleid.

  • Datalekken: voor het geval er toch onverhoopt data worden gelekt, bijvoorbeeld door diefstal of ongeoorloofde inzage van papieren, is er een stappenplan datalekken.

 

Met alle met ons samenwerkende partijen hebben we een verwerkersovereenkomst.

Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@damesfit.nl